Utiliser GestTemps pour suivre son temps facturable

GestTemps est une application de suivi du temps facturable conçue pour les consultants, freelances, prestataires informatiques et professionnels qui facturent leurs interventions au temps passé. Son objectif est simple : permettre de retrouver facilement le temps réellement consacré à chaque client, sans devoir reconstruire sa journée de travail à posteriori.

Lorsqu’une activité comprend de nombreux appels, réunions, demandes ponctuelles ou interventions rapides, quelques minutes peuvent facilement être oubliées. Ces minutes représentent pourtant du temps de travail qui peut être facturé au client. GestTemps permet de centraliser ces interventions et de les associer au bon client ou au bon contrat.

Installer et configurer GestTemps

Ce tutoriel vous accompagne dans les principales étapes nécessaires pour commencer à utiliser GestTemps. L’application est disponible sur iOS et Android et peut être utilisée gratuitement pour découvrir ses principales fonctions.

Après l’installation, la première étape consiste à créer votre compte puis à configurer les autorisations nécessaires au fonctionnement de l’application. Ces réglages sont particulièrement importants pour la détection automatique des appels.

Le fonctionnement des autorisations n’est pas identique sur iPhone et sur Android. Les systèmes mobiles imposent en effet leurs propres règles concernant l’accès aux fonctions du téléphone et le fonctionnement des applications en arrière-plan. Pour mieux comprendre ces mécanismes, vous pouvez également consulter les informations officielles d’Apple sur la confidentialité et les autorisations des applications.

GestTemps ne cherche pas à enregistrer le contenu de vos conversations. L’objectif est de détecter la durée d’une intervention téléphonique afin de vous permettre de la contrôler et de décider vous-même si elle doit être enregistrée comme temps facturable.

Créer ses clients et ses contrats

Une fois l’application configurée, vous pouvez créer vos premiers clients. Chaque client peut être associé à un contrat permettant notamment de gérer un forfait temps.

Cette organisation est particulièrement utile pour les consultants et prestataires qui vendent à leurs clients des heures ou des minutes d’assistance, de conseil ou d’intervention. Le contrat permet de définir le volume de temps prévu et de suivre ensuite la consommation au fil des interventions.

Le suivi d’un forfait temps évite ainsi de devoir recalculer manuellement les heures consommées. Chaque intervention validée vient alimenter l’historique du client et permet de connaître le temps déjà utilisé ainsi que le temps restant.

Pour aller plus loin sur cette organisation, consultez notre guide consacré au suivi des interventions et du temps facturable.

Enregistrer une intervention

GestTemps propose plusieurs façons d’enregistrer une intervention. Un appel professionnel peut être détecté automatiquement, mais vous pouvez également utiliser un timer manuel ou saisir directement une durée lorsque l’intervention est déjà terminée.

Cette souplesse permet d’adapter le suivi à la réalité du travail effectué.

Un appel téléphonique ne nécessite pas forcément de démarrer un chronomètre avant de décrocher. Une réunion ou une intervention réalisée devant l’ordinateur peut, au contraire, être suivie avec le timer. Enfin, lorsqu’une intervention a été oubliée, la saisie manuelle permet de la retrouver dans le suivi du client.

Le but n’est donc pas de vous imposer une méthode unique, mais de conserver une trace fiable des différentes formes de travail réalisées pour vos clients.

Garder le contrôle du temps enregistré

La détection automatique ne signifie pas que le temps est facturé automatiquement.

Après la détection d’un appel, GestTemps vous propose une durée. Vous pouvez ensuite confirmer le client, modifier la durée, ajouter les informations utiles à l’intervention puis valider ou ignorer l’enregistrement.

Cette étape de validation est importante : vous restez maître des informations qui sont finalement intégrées au suivi de votre client.

Le même principe s’applique aux interventions enregistrées avec le timer ou saisies manuellement. GestTemps vous aide à retrouver et organiser votre temps de travail, mais la décision finale reste entre vos mains.

Suivre son activité et ses forfaits

Une fois les interventions validées, elles apparaissent dans l’historique du client et alimentent le suivi du contrat lorsqu’un forfait temps est associé.

Le tableau de bord permet alors de prendre du recul sur l’activité : temps consommé, temps restant, interventions réalisées et évolution des différents contrats.

Pour un consultant qui travaille avec plusieurs clients, cette visibilité permet de savoir rapidement où en est chaque dossier et d’anticiper la fin d’un forfait.

Le suivi devient également plus simple lorsqu’il faut expliquer à un client comment le temps prévu a été utilisé. Avec les fonctions Premium, les données peuvent être exploitées depuis le tableau de bord web, exportées au format PDF ou partagées via le portail client.

Un tutoriel pour prendre GestTemps en main

Les différentes étapes présentées sur cette page permettent donc de passer progressivement de l’installation de GestTemps au suivi quotidien des interventions clients.

Vous pouvez commencer simplement par installer l’application et créer votre compte, puis configurer les autorisations nécessaires. Vous pourrez ensuite créer vos clients, définir vos contrats et choisir la méthode d’enregistrement du temps la mieux adaptée à votre activité.

L’objectif reste toujours le même : disposer d’un suivi clair du temps facturable, réduire les oublis et conserver un historique exploitable de vos interventions.

Si vous utilisez des forfaits temps, si vous facturez vos prestations à l’heure ou si vous devez simplement mieux comprendre le temps réellement consacré à vos clients, ce parcours vous permet de découvrir progressivement les fonctions de GestTemps et de mettre en place un suivi adapté à votre activité.